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オフィスのファイリング

こんなオフィスになってしまったら

これらのオフィスに共通しているのは、「企業体質・組織に問題あり」
ということです。統一ルールがない、意識が足りないなど。
気軽にできる判断基準として下の3つを試みては如何でしょう。

自分がお客様の立場で訪れた場合、

ひとつでもNOがあったら、今すぐファイリング(文書管理)導入の検討が必要です。

ファイリング導入による効果

スペース縮小による「コスト削減」 検索時間の短縮による「ムダ削減」

ファイリング推進のための4つのポイント

トップの号令 推進体制 持続のルール 全員参加

導入手順

客観的な判断を取り入れるためファイリングのコンサルタントに依頼し、発注側では社内の調整に集中することが望ましい進め方です。

棚卸(書類・メディア)(まず現状把握)→計画(体制・ルールづくり)→利用判断(重要度・閲覧頻度・保存年数)(振り分け)→使う→ファイリング→収納(キャビネット・倉庫) or 電子化(スキャン・検索システム)→外部保管

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法制化への対応

個人情報保護法(*1)、e-文書法(*2)、J-sox法(*3)など法制化への取り組みが、企業の姿勢・イメージ・信頼につながります。

用語解説
(*1)個人情報保護法とは  (2005年4月施行)
氏名、生年月日その他の情報から、個人を識別することができるもの(社員や顧客データの個人情報:画像や音声なども含む)の適正な取扱いに努めなければなりません。(罰則もあり)
※5000人分を超えたデータを保有すると「個人情報取り扱い事業者」と見なされます。
(*2)e-文書法とは  (2005年4月施行)
民間企業に紙での保存が義務付けられている財務や税務関連の書類・帳票を、電子データとして保存することを認める法律。政府のIT戦略本部が推進しているe-japan戦略の重点政策。
(*3)J-sox法とは  (2008年決算期より)
目的は、企業の会計不祥事やコンプライアンス欠如などの防止であり、会計監査制度の充実と企業の内部統制強化策。「組織内の情報」の徹底した管理が不可欠。「情報」が「いつ」「誰に」伝達され、「誰が意思決定をしたか」を随時記録することが義務付られる。

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